Бизнес-конференции: какую выгоду можно извлечь

Мы часто посещаем различные бизнес-конференции. После посещения десятков из них мы начали замечать, что многие другие посетители, как правило, посещают конференции, чтобы (что удивительно!) ничего не делать. Обычно они планируют пару встреч ради приличия и проводят все свое время, бездельничая, собирая добычу, сидя за ноутбуками и слушая каждую отдельную речь, на которую приходят. Провести деловую встречу? Переговоры с потенциальными клиентами? Нет. Это они не рассматривают. Как тог возможности свои упускают. Раньше мы делали подобные ошибки, но такотеперь хотели бы рассказать вам об извлеченных уроках.

Для нас каждая деловая поездка — это возможность, которую мы хотим максимально использовать. У нас всегда есть план и график до мероприятия, а также контакты с большим количеством потенциальных партнеров и клиентов.

Пожалуйста, обратите внимание! Эта статья будет особенно полезна для тех, кто посещает конференции, встречается с клиентами и партнерами, ищет новых клиентов, развивает свой бизнес, ведет переговоры и общается. Тем не менее, наш опыт также может быть полезен, если вы идете на конференцию, чтобы выступить с речью, собрать информацию, найти потенциальных поставщиков или просто повеселиться.
В общем, я собираюсь рассказать вам о том, как:

1. составлять график деловых встреч;
2. вести переговоры;
3. использовать неформальные встречи;
4. не потерять все после события.

Что такое типичная бизнес-конференция?

Для начала давайте определимся, как выглядит бизнес-конференция в индустрии хостинга (могу поспорить, что она примерно такая же в вашей сфере бизнеса).

Выставочная площадь

Обычно те, кто хочет что-то продать вам (различные поставщики услуг, оборудования и программного обеспечения), имеют свои стенды здесь. Обычно стенд стоит дорого.

Зона спикера

Спикеры из разных компаний делятся своим опытом (10%) и продают свою продукцию (90%).
Конференц-залы и переговорные комнаты. Вы можете проводить свои встречи здесь.

Networking

Организаторы могут предоставить возможности для неформального общения, такого как коктейльные вечеринки, концерты группы или заключительные ужины.

Продолжительность

Конференция может длиться один или несколько дней, обычно она проводится в конференц-центре и разделена на несколько секций.

Как увеличить быстродействие компьютера

Как очистить кэш в Опере

Включить линейку в Ворде

Как удалить пустую страницу в ворде

Освободить оперативную память на телефоне

Определите свои цели

Почему мы идем на конференцию? Наши цели всегда следующие, от наивысшего приоритета к наименьшему:

1. встречи и переговоры с потенциальными партнерами и клиентам;,
2. встречи и переговоры с существующими партнерами и клиентами;
3. сеть, новые связи;
4. разговорные и панельные дискуссии;
5. поиск потенциальных поставщиков, то есть тех, кто может предложить что-то ценное для нас.

Честно говоря, я вижу, что многие посетители используют противоположный порядок. Прежде всего, они слоняются без дела и смотрят на то, что предлагается на выставочной площади, затем они слушают несколько выступлений и, возможно, проводят пару незапланированных встреч впоследствии, если позволит время. Я должен признать, что мы делали то же самое и раньше, но потом мы поняли, что это плохой вариант для развития бизнеса. В настоящее время мы используем другой подход. Каждый час на вес золота, поэтому мы стараемся планировать как можно больше встреч, посвящая им до 90% времени нашей конференции.

Я не могу гарантировать, что ваш случай похож на наш. Возможно, вам придется посетить это мероприятие, потому что вам нужно послушать конкретных докладчиков или найти новых поставщиков. Если это так, ваши приоритеты должны быть пересмотрены соответствующим образом.

Создайте свой график встреч

Если вы идете по нашему пути и отдаете предпочтение встречам с потенциальными клиентами, то наш следующий совет — создать пустой (пока что) график встреч. Такое расписание должно содержать таблицу со всеми днями конференции, каждый из которых разделен на места для встреч.

Да, вам нужно будет заранее забронировать встречи. Идея посетить конференцию без подготовки и попытаться поймать интересного (и заинтересованного) клиента там близка к самоубийству.

Вы можете создать свой график в Google Spreadsheets или использовать любой настроенный шаблон для Excel. Календарь Google или любое другое хорошее приложение также может работать.

Для вашего графика важно:

1. Ваша голова будет полна информации через несколько часов после начала конференции, и ваше расписание должно помочь вам быстро понять, какая встреча идет, и есть ли у вас место для нового незапланированного, но важного разговора;
2. Легко подстраиваться под все изменения в графике. Также стоит научиться перемещать встречи. Ваши встречи будут время от времени перемещаться по вашему расписанию;
3. Быть доступным без подключения к Интернету;

Не надейтесь на свою память: она вас предаст!

Расписание ваших встреч

Теперь нам нужно определиться, с кем мы хотим встретиться, и начать с ними связываться. Это самый важный шаг всей операции, который займет большую часть вашего времени до конференции. Порядок ваших встреч должен зависеть от приоритетов, которые вы определили выше.

Какие компании?

Конференции могут быть глобальными или локальными. Если конференция, которую вы собираетесь посетить, носит глобальный характер, вы можете отправлять приглашения всем, кого вы знаете и у кого есть хоть какие-то шансы присутствовать, даже если они базируются в противоположном уголке планеты. Если предстоящая конференция будет локальной, я рекомендую связываться только с теми, чьи офисы расположены поблизости.

Текущие переговоры

Подумайте о тех, с кем вы сейчас ведете переговоры. Это могут быть не ваши клиенты, а те, кто может стать вашими клиентами. Личная встреча поможет наладить более тесный контакт и ускорит ваши текущие переговоры. Таким компаниям приятно встретиться с вами: вы их знаете, они знают вас, ваш запрос на встречу не будет слишком холодным. Вы можете ожидать, что по крайней мере половина таких компаний согласятся встретиться, если они пойдут туда.

Вспомните тех, с кем вы ранее вели переговоры, что в конечном итоге не привело ни к какому положительному результату (пожалуйста, не говорите мне, что вы не храните историю своих прошлых нераскрытых сделок). Совещание конференции — это хороший повод снова связаться с ними или просто позвонить им и спросить, планируют ли они посетить мероприятие. Те, кто это сделают, скорее согласятся встретиться с вами, так как (опять же!) они вас знают. Несколько раз такие встречи помогали нам заключать сделки, которые казались полностью замороженными.

Пока ничего не обсуждено

Используйте конференцию в качестве новой темы для встречи.

Компании

Ищите тех, кто всегда на виду. Большие и заметные конференции пытаются привлечь крупные и заметные компании, которые могут быть вашими корпоративными клиентами или партнерами. Просто отправьте электронное письмо и спросите, будет ли кто-нибудь из них на этом мероприятии. Если у вас есть хорошие прямые контакты, которые не будут присутствовать на мероприятии, попросите связать вас со своими коллегами, которые будут на конференции. Обычно никто не будет отклонять ваш запрос и делиться контактами или хотя бы именами, так что вам нужно будет только найти контакт.

Компании, расположенные поблизости

Не забывайте о месте проведения мероприятия. Вы из Нью-Йорка, но конференция будет проходить в Сан-Диего? Ищите потенциально интересные компании вокруг Сан-Диего. Если предстоящее событие будет в их сфере деятельности, весьма вероятно, что вы встретите их там. Если по какой-то причине они туда не ходят, предложите встретиться в их офисе. Когда мы только начинали наши поездки, мы не использовали такие шансы. Теперь у нас всегда есть пара дней до или после конференции, чтобы запланировать несколько таких встреч.

Спикеры и посетители

Иногда вы можете найти список предыдущих участников на сайте конференции. Если вы найдете там кого-нибудь интересного, обратитесь к ним. Есть большая вероятность, что они будут присутствовать и в этом году.

В идеальном мире организаторы конференции поделятся списком участников текущего года, но это случается не очень часто. Если у вас в руках такой список, значит, вы счастливчик. Используйте его, время от времени следите за обновлениями, ищите контакты и связывайтесь с ними. Если такого списка нет, все равно попытайте счастья и спросите организаторов, есть ли у него такой список. Обычно никто не посмел бы попросить об этом, так почему бы не попробовать? Это сработало пару раз для нас.

Просмотрите список докладчиков, партнеров, спонсоров и участников. Вы можете найти несколько интересных компаний там.
Обратите внимание, что мы не фокусируемся здесь на том, как искать контакты людей, которых вы не знаете. Я могу только сказать, что в нашем случае лучше всего работают социальные сети, такие как Facebook или LinkedIn. Иногда мы можем найти электронную почту нужного человека в общедоступном интернете.

Текущие клиенты

В конце концов, у вас все еще есть ваши клиенты и партнеры. Определите ваших ключевых клиентов и спросите их, присутствует ли кто-либо из них на мероприятии. Если они это сделают, предложите им встречу для обсуждения текущих вопросов и тем. Раньше мы уделяли слишком мало времени таким встречам. Это отличный шанс улучшить ваши текущие партнерские отношения. У нас есть клиенты / партнеры, которые не планировали посещать мероприятие, но изменили свои планы после того, как узнали, что мы едем.

Как долго вы будете ждать ответа?

Не беспокойтесь о своем контакте с большим количеством писем. Достаточно отправить всего пару писем с перерывом в несколько дней. Если ответа нет, скорее это означает, что ваша цель слишком занята и ответит позже, не заинтересованная во встрече, не получила ваше электронное письмо, или ваше электронное письмо просто было помечено как СПАМ.

В любом случае, нет смысла нападать на него с помощью десятков последующих действий. Я бы порекомендовал искать альтернативный контакт в той же компании. Если у вас нет альтернативного контакта, то забудьте об этом и переключитесь на другие компании.

С кем вести переговоры?

Люди каких функций и позиций больше подходят для встречи? Это зависит от двух ключевых факторов (по крайней мере).
Что вы планируете обсудить? Если вы планируете обсудить вопросы бизнеса и потенциального сотрудничества, найдите встречи с любым лицом, принимающим решения (генеральным директором, руководителем отдела закупок или просто лицом, ответственным за бизнес и его развитие). Если ваша тема техническая, то было бы лучше запланировать встречу с кем-то вроде технического директора.

Насколько велика компания? Если в компании работают тысячи сотрудников, может быть трудно связаться с высшим руководством. Я бы рекомендовал запланировать встречи с менеджерами, управляющими интересующими вас проектами. Однако, если есть компания малого и среднего бизнеса, назначьте встречу с их высшим руководством. Такие люди принимают решения в своих организациях, и у вас гораздо больше шансов встретиться с ними, а не с топ-менеджментом корпоративных компаний.

К сожалению, в большинстве случаев у вас не будет большого выбора. Большинство компаний отправляют на конференцию только одного человека, и часто этот человек вам не нужен. Что вы будете делать в такой ситуации? Мы предпочитаем запланировать встречу с ним в любом случае. Таким образом, вы можете узнать больше о компании, ее жизни и потребностях и попросить связать вас с кем-то, что вам нужно. Просто не забудьте заранее сказать тему встречи, чтобы избежать недоразумений.

Предупреждение: не планируйте встречи со всеми, кого вы смогли найти. Если вы не уверены, что встреча приведет к чему-то полезному для обеих сторон, или вы подозреваете, что это может ухудшить вашу текущую позицию на переговорах, не тратьте впустую время.

Когда начинать планировать встречи?

Я рекомендую начать контактировать с людьми и планировать свои первые встречи не позднее, чем за 2–3 недели до мероприятия. В случае более ранних контактов есть большая вероятность получить много ответов «пока не знаю, пойду ли я». Если вы начнете отправлять приглашения на собрания позднее, чем за 2-3 недели до конференции, у вас может не хватить времени, и к этому моменту графики ваших потенциальных клиентов уже могут быть упакованы.

Сколько времени уделять каждой встрече?

Это очень важно. Если вы уделяете слишком мало времени собранию, любое совпадение или задержка приведет к перекрытию всего расписания. Если вы посвящаете слишком много времени, у вас могут быть слишком длинные промежутки времени между встречами.

Мы обычно бронировали не более 30 минут для каждой встречи и старались проводить не менее 20 встреч в день. Одна небольшая задержка, и все пошло под гору. К середине дня наше расписание было нарушено, и нам пришлось перенести все остальные собрания и отменить часть из них. Это был наш урок, и теперь мы бронируем около 30–60 минут для встречи. Если конференция открыта с 9:00 до 18:00, мы проводим не более 10–15 встреч в день.

Это также зависит от предмета встречи. Вы планируете обсудить несколько неотложных вопросов со своим существующим партнером? 30 минут не хватит, так что продолжайте как минимум 1 час. Вы запланировали встречу с компанией, которая до сих пор ничего не знает о вас и просто хочет познакомиться и узнать больше о вашем продукте? Хорошо, тогда полчаса будет достаточно. Если им будет интересно, они зайдут на ваш сайт, и вы продолжите общение в Интернете.

Временной буфер

Мы предпочитаем бронировать встречи ближе друг к другу, и между ними почти нет пробелов. Тем не менее, у нас также есть хотя бы один бесплатный 30-минутный слот каждые пару часов. Такая пауза дает нам возможность исправить график, если что-то пойдет не так, и перезарядить внутренние батареи. Если ваше расписание начинает разрываться, у вас будет шанс исправить это во время этой паузы.

Рекомендую посетить конференцию с коллегой. Если вы опаздываете на следующую встречу, ваш коллега сможет принять ее. Вы могли бы даже хотеть иметь два различных расписания встречи, чтобы иметь больше встреч. Это не проблема, просто оставьте больше свободных мест между встречами на всякий случай.

Обед

Иногда ваш график может стать слишком плотным, чтобы даже мечтать о обеде. Если это случилось с вами, попробуйте перенести одно из ваших собраний и пригласите человека, с которым вы встречаетесь, пообедать вместе. Таким образом, вы сможете одновременно эффективно питаться и проводить время.

Где организовать встречу?

У вас есть стенд

Если у вас есть стенд, тогда запланируйте встречи на нем. Спросите организаторов о его конкретном месте и номере. Убедитесь, что местоположение и номер не были изменены.

На одной из наших конференций у нас был стенд F11. Все встречи, которые мы запланировали, были на стенде F11. Однако за пару дней до старта мы узнали, что наш стенд сейчас G11 (то же место, но другое количество). Еще одна компания в противоположном углу выставочного зала теперь имела F11. Поэтому нам пришлось уведомить всех, с кем мы будем встречаться, об этом факте, а также попросить наших коллег из F11 отправить любого, кто спрашивает о ISPsystem, на G11.

У них есть стенд

Запланируйте встречу на стенде компании, с которой вы встречаетесь, если она есть. Всегда соглашайтесь на конкретное время и место встречи.
Настаивайте на определенном времени, если человек на другом конце говорит что-то вроде «просто подожди в любое время, и мы поговорим». Он или она не очень заинтересован или может быть заинтересован, но забудет о встрече без определенного времени. И даже если он / она не забудет, есть большая вероятность, что их стенд будет переполнен, и они будут заняты беседой со своими посетителями.
Без фиксированного времени и места вы также можете забыть о встрече. Всегда отправляйте приглашения на встречи по электронной почте и просите другого человека подтвердить и принять его. Я также рекомендую попросить номер телефона — на случай, если кто-то опаздывает или забывает о встрече.

Ни у кого нет стенда

Это случается очень часто. Но не стоит беспокоиться. Просмотрите карту конференции (обычно ее можно посмотреть на веб-сайте конференции) и найдите самый большой стенд или стенд компании, известный всем в вашей отрасли. Выберите стенд рядом со входом или вокруг центра зала. Запланируйте все свои встречи вокруг этого стенда и отправьте скриншот карты с этим стендом, отмеченным всем, с кем вы планируете встречу. Такой стенд можно было бы увидеть из любого места, чтобы никто не пропустил его. В качестве альтернативы вы можете встретиться вокруг пункта регистрации.

Проверьте свое расписание

Во время подготовки у вас будет расписание собраний на 70–80% (около 10–15 собраний в день). Если у вас есть несколько доступных слотов, не волнуйтесь. Вы можете время от времени встречаться с новыми людьми на мероприятии или знакомиться с коллегами. Вы также можете получать ответы от людей, которым вы отправили электронные письма несколько недель назад, и планировать встречи с ними прямо на конференции. Такие свободные слоты обеспечивают гибкость и пространство для таких поздних встреч.

В заключение я хотел бы напомнить вам, что описанный выше подход — это то, что мы считаем наиболее подходящим для нашей компании. У вас другой опыт, вы используете другие методы, или наши советы могут не сработать в вашем случае? Отлично, просто поделитесь своим опытом в комментариях! Всегда хорошо обмениваться мнениями.

В следующей статье я расскажу о том, что происходит на конференции, как вести переговоры и что делать, если все пойдет не так, и ваш график рушится.

Итак, что же вы будете делать при подготовке к бизнес-конференции?

1. Определите свои цели. Почему вы посещаете конференцию?
2. Создайте свой график встреч. Убедитесь, что его можно просматривать и редактировать с мобильного устройства без подключения к Интернету.
3. Узнать расписание конференции. Определите, какие докладчики и панельные дискуссии вы хотите посетить.
4. Создайте список компаний, с которыми вы хотите встретиться.
5. Найти имена и контакты.
6. Найдите лучшее место для встреч (стенд, пункт регистрации, вход, что-то еще).
7. Начните общаться и планируйте встречи. Добавьте встречи и информацию о них в ваше расписание.

Интересные записи:

Как отвязать номер от страницы Вконтакте

Как добавить в черный список вк

Как удалить сообщение в вк

Как узнать с кем переписывается человек в вк

Нужен ли антивирус на Андроид